第07章 知识库与资料导入

你将学会

• 说清「公司级知识库」和「项目级知识库」的区别，知道什么资料该放哪一层
• 看文档的 7 个处理状态，一眼判断"卡在哪一步、要不要重试"
• 用五条通道把资料喂进系统：知识库上传 / 边缘客户端 / 会议导入 / 项目导入 / 引导建项
• 把"已经进行中的项目"整体搬进系统，并跑通"从会议到任务"的闭环
• 用 RAG 检索自检知识库到底有没有被真正"吃进去"

一、先记住一句话：AI 答得准不准，八成取决于你喂了什么

很多人对 AI 的失望，来自一个误解——以为它"什么都知道"。它其实不知道你的业务。它不知道你的产品叫什么、卖给谁、价格多少、竞品是谁、你公司盖章要走几道流程。这些只有你能告诉它。

系统给了你五条"喂资料"的通道。它们不是互相替代，而是各有各的场景。先看这张总览表，后面九节逐个讲透。

二、先搞懂知识库：公司级 vs 项目级

知识库是本系统里 AI 的"长期记忆"。它不是一个乱堆文件的文件夹，而是分层的——分两层，公司级和项目级。搞清这一层关系，后面所有操作都会顺。

知识库页在哪，长什么样

页面顶部有两个页签：知识库 和 RAG 检索。默认停在「知识库」。这个页签里，标题写着一句话——分层知识库（公司级 → 项目级），右上角是 新建知识库 按钮。

新建知识库：五个字段逐条讲

点 新建知识库，弹出标题为「新建知识库」的窗口。里面只有五个字段，但每一个都会影响 AI 后面能查到什么。

填完点 取消 或 创建。创建成功后右下角会飘出一句「知识库已创建」，列表立刻刷新。

三个类型到底怎么选

RAG 是什么：用一句人话讲清

RAG 是"检索增强生成"的缩写，听起来吓人，其实就是一件事：让 AI 在回答前先去你的资料里翻一遍，把相关的段落找出来，再基于这些段落回答。

打个比方：普通的 AI 像一个博学但没见过你公司的顾问，问什么都能侃，但可能侃错；RAG 像同一个顾问，但每次开口前你先把公司档案袋递给他，他看完再答。答案自然贴你的实际。

RAG 检索页签：你的"自检台"

切到 RAG 检索 页签，你会看到一个搜索框、一个数量下拉（Top 5 / Top 10 / Top 20）和一个 检索 按钮。

• 搜索框提示文字：输入检索关键词，如：产品定位、目标客户、营销策略
• 搜出来的每条结果显示 相似度 N%（这就是 AI 眼里的"有多像"），并标出来源标签：上传 / 网页 / 手工
• 什么都没搜到，页面显示空态 未检索到相关内容
• 搜索框是空的就去点检索，会提示「请输入检索关键词」

三、文档的一生：十个状态

资料进系统不是"传完就完事"，它要经过一整条流水线。你打开某个知识库的 文档管理 抽屉，会看到每份文档后面挂着一个状态标签。看懂这几个状态，你就知道它卡在哪一步。

先给结论：后端的文档状态一共有 10 个，界面现在全部给了中文标签，不再有裸英文。万一遇到字典里没有的新值，也会显示成「未知状态（原值）」而不是英文原样——不会再把 processing 这种词直接甩给你。下面表格按流水线顺序排。

不顺利时有两条岔路：一是 失败——上面任何一步出问题，都会掉到 error（失败（可重试））并在文档记录里留下错误说明；自动重试耗尽了则变成 failed（失败（重试耗尽））。二是 需人工确认——解析虽没彻底失败，但走了降级路径（docx/xlsx 只能勉强抽出结构、或正文乱码占比偏高），系统不会再把这种结果直接标成「就绪」，而是标 needs_review（需人工确认），并把原因写进错误说明里，等你复核。

四、导入方式一：直接在知识库上传

这是最直接、最可控的方式：你自己挑文档，自己传，自己触发处理。

1. 进入知识库，找到目标库

   左侧一级菜单 知识库，在列表里找到你要放资料的那个库。列表列有：名称 / 类型 / 共享 / 文档数 / 分块数 / 状态 / 创建时间 / 操作。

   知识库 › 找到你的库 › 操作列「文档管理」

2. 打开文档管理抽屉

   点该行的 文档管理，右侧滑出抽屉，标题是「文档管理 · 你的库名」。工具栏上是 上传文档 和 刷新。

   列表每一行的操作列有两个按钮：状态还不是「就绪」时出现 处理；右侧的 删除 可以按单份文档删除——点它会二次确认「确认删除文档「X」？将同时删除其已入库的分块，且不可恢复。」（按钮「删除 / 取消」）。这是本版本新增的粒度：以前想清掉一份传错的文档，只能把整个知识库删了重建，现在单独删一条就行，删掉后它的分块也一并从检索里移除。

3. 选文件上传

   点 上传文档，在弹出的文件框里选一个文件。上传成功后提示：上传成功，请点击「处理」开始解析入库。

   一次一个

   这个入口是单文件的，选完就传。要传多份，重复这一步。刚上传的文档状态是「待处理」。

4. 点「处理」，等它变成「就绪」

   在文档列表里找到刚传的那一行（状态还不等于「就绪」时，操作列会显示 处理 按钮），点它。处理成功后提示 文档处理完成，状态会一路走到「就绪」。

5. 去 RAG 检索页签自检

   切到 RAG 检索，用文档里的一个关键词搜一下，确认能搜到、相似度合理。这一条闭环才算走完。

支持哪些格式（请务必看这一节）

知识库上传窗口接受的格式，界面上限定了这六种：pdf、txt、md（含 .markdown）、docx、xlsx。但"能传上去"和"解析得好"是两件事，差别很大。

五、导入方式二：边缘客户端（本地文档自动扫描上传）

如果资料散在你电脑的各个文件夹里，一个个手动挑太慢。这时用边缘客户端——一个装在你电脑上的小工具，它盯着你指定的文件夹，发现新文档就自动解析、自动上传。

它长什么样：一个托盘图标，界面是英文的

边缘客户端没有窗口界面，它常驻在系统托盘（Windows 右下角、macOS 右上角）。托盘图标右键菜单全部是英文，逐项如下。

它盯着哪些文件夹、认哪些格式

客户端的行为由一份配置决定（本机配置文件）。关键几项：

连接方式是加密长连接（WSS），直连你项目的项目服务器（不经平台转发）。连接后每 30 秒心跳一次；断线会按 1 秒 → 2 秒 → … → 60 秒 的退避节奏自动重连。

上传后你在哪里看

客户端传上去的文件，在项目内的 边缘接入 页能看到。

页面上方一排状态卡：连接状态（已连接 / 未连接）、在线客户端、客户端版本、累计上传文件、WebSocket 端点 / 最近心跳（没有心跳时显示 暂无心跳）。下方是「上传文件」表，列有：文件名 / 原始路径 / 大小 / 状态 / 上传时间，顶部还能按状态筛选。

列表没数据时显示 暂无上传文件。

一直 Status: Disconnected 怎么办

托盘上如果长期显示未连接，按这个顺序查：

1. 先确认程序在跑——托盘图标还在不在？Quit 之后是不会自动回来的。
2. 检查配置里的服务器地址和令牌——base_url 写对了吗（要带 wss://）；token 是不是有效的（激活后拿到的）。这两项任一不对，服务端会直接拒绝握手。
3. 检查网络与证书——本机能不能访问那台服务器；如果是自签证书，配置里有个"跳过证书校验"的开关，但它只允许在开发环境打开，正式环境必须用合法证书。
4. 换个网络试试——公司网络带拦截代理时，长连接经常被掐断。

六、导入方式三：会议记录导入

会议纪要是一种被严重低估的资料。它天然带着三类高价值信息：发生了什么、决定了什么、谁要做什么。这一节讲的就是怎么把会议记录喂进去——并且，把"行动项"直接变成 AI 要去执行的任务。

页面标题是 会议内容导入梳理。结构分两块：上面是导入区，下面是「会议记录」列表。

导入区：先选目标知识库（可选）

最上面一行是 目标知识库（可选）： 加一个下拉框，提示文字是 选择知识库，梳理后自动入库 RAG。

两种投喂方式

会议列表：五种状态

下方 会议记录 列表有 刷新 按钮，列是：会议标题 / 来源 / 状态 / 导入时间 / 操作。来源只有两种：文件 或 文本。

列表操作列有三个按钮：详情；重新梳理（只在状态是「失败」或「已完成」时出现）；删除（会弹确认框「确认删除会议「X」？」，删除后提示「已删除」）。

详情抽屉：参会人 / 会议摘要 / 决策 / 行动项

点 详情，右侧滑出抽屉，标题就是这场会议的标题。里面分四段：

• 参会人——AI 从记录里认出的人名，做成标签。没有则显示 -。
• 会议摘要——一段话概括核心议题与结论。
• 决策——这次会议定下来的事，逐条列出。
• 行动项——谁要做什么、截止到什么时候。每条还能显示 责任人 和 截止 时间。

如果会议还在梳理中，抽屉里显示 正在梳理中，请稍后刷新查看；如果失败了，显示 处理失败，并在顶部用红色提示条给出具体原因。

重点：从会议到任务这条闭环

这是本节最值钱的部分。行动项不只是文字，它可以一键变成 AI 要去执行的任务。

行动项有三种状态，界面中文如下：

点 转自动运营任务 会先弹一个小气泡确认：将该行动项转为自动运营任务？，按钮是「转换」和「取消」。确认后提示 已转为任务 <任务号>，这条行动项的状态立刻变成「已转任务」。

这样写的好处：参会人、决策、行动项、责任人、截止时间都显式给出。AI 不用猜，梳理出来的结果就能直接用于转任务。

七、导入方式四：已有项目整体导入（本章重点）

这一节回答用户最关心的那个问题："我已经有在跑的项目了，资料一大堆，怎么整体搬进来？"

系统的答案是「现有项目导入」：你把项目的名称、描述、既有资料、过去的聊天记录要点交代给它，AI 把它整理成一份项目上下文，作为后续建项与自动运营的起点。

页面标题是 现有项目导入，左上角有 返回项目。页面分左右两栏。

左栏：项目信息与资料

两个提示语要知道：

• 还没建会话就想上传文件时，会提示 请先创建导入会话，页面下方也会显示 请先创建导入会话，再上传文档。
• 还没选公司时点创建，会提示 缺少公司上下文，请先在右上角选择公司。

右栏：AI 整理的项目上下文

右栏有两张卡。

第一张卡叫 AI 整理的项目上下文，右上角是 整理并完成建项 按钮。还没建会话时，卡里写着 左侧填写信息并「创建导入会话」后，可在此触发 AI 整理；建了会话但还没整理时，显示 点击「整理并完成建项」生成上下文摘要。

点下去之后，AI 会把前面所有信息（名称、描述、你传的文档、聊天记录要点）读一遍，产出一份结构化的项目上下文，显示四项：

整理成功后提示 导入整理完成，已标记待续建——"待续建"的意思是：这份上下文已经存好了，等着你去确认执行策略、把任务正式建起来。

第二张卡叫 会话状态，只在会话建好之后出现，显示三项：会话 ID / 阶段 / 状态。阶段的中文映射是：

整理完成后，这张卡里会出现 下一步：确认执行策略 按钮，点它直接跳到引导建项页（下一节）。

关于"上传的资料去哪了"，必须说清楚

完整操作顺序：照着走一遍

1. 先在平台建一个"项目占位"

   导入是"在某个项目里"进行的，所以你得先有一个项目。走新建项目向导（第 03 章），把名称、类型、行业、运行模式、预算填好，提交创建。这一步不需要填得很完美，后面能改。

   项目管理 › 新建项目向导

2. 进入这个项目，打开导入页

   从项目列表进入项目，左侧切到 建项与定义 → AI 问答，点右上角的 项目导入。

   项目内 › 建项与定义 › AI 问答 › 项目导入

3. 填名称、描述，先把"聊天记录"写扎实

   填项目名称、项目描述；然后在「聊天记录」里把项目的前世今生写成要点摘要（谁在跟、当前进展、卡在哪、下一步想干什么）。这是整页里最值钱的一段字。

4. 点「创建导入会话」

   成功提示 导入会话已创建，右栏出现「会话状态」卡，阶段显示「导入」。

5. 上传既有资料

   拖拽文件到上传区（最多 10 个，单个 ≤ 50MB），然后点 上传到会话。成功提示 已上传 N 个文档，待整理后纳入项目上下文。

6. 点「整理并完成建项」

   等 AI 读完所有材料，右栏出现「项目背景 / 当前阶段 / 关键联系人 / 未决事项」四段结果。提示 导入整理完成，已标记待续建。

7. 点「下一步：确认执行策略」

   跳到引导建项页，把执行策略生成、修改、确认（下一节详解）。这一步不能跳，没确认策略，自动运营是启动不了的。

8. 回项目详情，启动自动运营

   策略确认后，到 自动运营控制台 点 启动，AI 开始按任务队列跑起来。

   项目内 › 组织与运营 › 自动运营

9. 补知识库（长期记忆）

   再回到左侧 知识库，为这个项目建一个"项目级"库，把产品资料、客户资料、竞品分析正式传进去并处理到「就绪」。这一步做完，AI 才算真正"认识你的生意"。

   左侧一级菜单 › 知识库 › 新建知识库（类型选「项目级」）

「你手上有什么」→「该怎么导入」对照表

八、导入方式五：引导建项（从想法到执行策略）

前一条路是"接手续建"，这一条是"从零起步"。新项目创建之后，用引导建项把项目背景聊清楚，让 AI 生成一份执行策略——那才是 AI 后面所有动作的蓝图。

页面标题是 引导建项，里面纵向排四张卡片。

卡片一：引导会话

最上面一行是一个输入框加两个按钮：

• 输入框提示：会话 ID（留空则自动创建）——你不用先去别的地方创建会话，留空直接点「生成策略」，系统会替你建一个。
• 读取会话——只有你填了会话 ID 才会出现，用来把之前的会话续接回来。
• 生成策略——主按钮。

下面会显示两个标签：阶段：<中文阶段名>，以及 策略已确认 或 策略未确认。这两个标签是你的"仪表盘"——尤其是后一个，它直接决定自动运营能不能启动。

卡片二：项目信息与对话补充

上半部分是从项目档案自动读进来的种子信息：项目名称 / 项目类型 / 所属行业 / 项目描述 / 目标。右上角有 重新从项目档案载入，你在项目详情页改过之后可以点它刷新。读不到时显示 未从项目档案读到种子信息，可直接在下方对话补充。

下半部分是「对话补充」。这里是你和 AI 聊项目的地方：

• 对话区空白时提示：补充项目背景 / 目标 / 约束等信息，再生成摘要与策略
• 输入框提示：例如：目标市场是北美，预算 200 元，90 天内跑通首单
• 按钮：发送，回答期间出现 停止

对话里如果出现了「较早对话摘要」这样一条居中的灰色气泡，那是系统把太长之前的对话自动压缩成摘要，不是 AI 的一轮回答，也不影响后续流程。

卡片三：项目摘要

点右上角 生成摘要，AI 会把你的种子信息 + 对话内容归纳成一份结构化摘要，字段包括：项目名称 / 项目描述 / 核心问题 / 核心目标 / 目标用户 / 约束条件 / 里程碑 / 建议智能体。

没有摘要时显示 尚无项目摘要，补充对话后点击「生成摘要」。如果 AI 产出的摘要不完整，会在顶部给出黄色提示条「摘要有降级：…」，流程不受影响。

卡片四：项目执行策略

这是整页的重头戏。右上角三个按钮：重新生成 / 确认策略 / 完成建项。

生成出来的策略可以直接改——它们就是普通的输入框：

没生成策略时这里显示 尚未生成策略，请先创建会话并点击「生成策略」。

完成建项：把策略变成任务

确认策略之后点 完成建项。成功提示 建项完成，已生成 N 条初始任务，并在下方显示四项结果：

如果建项没成，这里会显示红色提示 建项未完成：<原因>。最常见的原因是项目档案里缺少最基本的信息（没有项目定义），系统会明确告诉你"没有项目定义，建项被跳过"，而不是假装成功——这一点可以放心。

九、待确认知识清单（知识入库的最后一道闸）

前面讲的都是"人喂给 AI"。这一节讲反过来的方向：AI 想沉淀知识时，得先过你这一关。

页面标题是 待确认知识清单，右上角有 返回知识库 和 刷新。页面顶部常驻一条蓝色提示，原文是：

下方是表格，列为：节点 ID / 标题 / 详情 / 状态 / 操作。没有待确认条目时显示 暂无待确认知识。后台只把「待确认」状态的节点送进这张表，所以你实际看到的每一行都是可以确认的。

（上表是节点状态的完整枚举；在这一页你实际只会看到「待确认」。）

点 确认入库，成功后提示 知识已确认入库，该条立刻从清单里消失。

这些条目是从哪来的？

它们来自你在 AI 问答 页的操作。当 AI 给出一段特别好的回答，你想把它"沉淀成范例、以后遇到类似问题直接参考"时，就会用到「提升为案例」这个动作。系统不放心让 AI 自己决定什么该沉淀——所以：

• 如果项目开启了知识入库人工确认，这个动作不会直接生效，而是生成一条"待确认知识"节点，标题是「待确认知识：案例提升」，自主级别 L2（一键确认），出现在这一页等你点头。
• 你点 确认入库 之后，这条内容才真正进入正式沉淀。

十、怎么判断知识库"喂好了"

上传完成不等于喂好了。下面四步是验收动作，建议每次大批量导入后都做一遍。

十一、本章小结与下一步

• 一句话原则：AI 答得准不准，八成取决于你喂了什么。先喂资料，再谈自动化。
• 知识库是分层的：项目级优先（70%）、公司级共享兜底（30%）。公司级私密库不会漏进项目检索——想让它被项目用到，建库时打开「共享下级」。
• 文档有十个状态：待处理 → 处理中 → 解析中 → 已解析 → 分块中 → 向量化中 → 就绪，另外还有失败（可重试 / 重试耗尽）和「需人工确认」两条岔路。只有「就绪」才算真进去；「待处理」要你手动点「处理」；「需人工确认」说明解析走了降级路径、要你复核。
• 五条导入通道各有分工：知识库上传（正式入库）、边缘客户端（自动扫本地）、会议导入（纪要变知识 + 变任务）、项目导入（接手已有项目）、引导建项（新项目从想法到策略）。
• 两个最容易踩的坑：① 导入页上传的资料只用于"摸底"，不会自动进知识库；② 不确认执行策略，自动运营启动一定被拦。
• 验收四步：RAG 检索自检、文档状态全「就绪」、问一次 AI 看有没有引用资料、定期清理过期内容。
• 下一步：资料喂好了，接下来去 第 08 章 智能体：创建、管理与自动扩编，把干活的"人"配齐。

附录 A · 资料导入方式对照全表

把这张表打印出来贴在手边。遇到"这份资料该怎么弄进去"，先查它。

附录 B · 文件格式支持与限制总表

四个入口的白名单各不相同，别记混。下表逐入口列出（以当前代码为准）。

限制逐条：

• 知识库上传：单文件 ≤ 50MB；一次一个文件；上传后必须点「处理」。
• AI 对话附件：单文件 ≤ 50MB；不进知识库。
• 项目导入：单文件 ≤ 50MB；单次最多 10 个文件；必须先创建导入会话。
• 会议导入：界面无显式大小上限（但超大文件解析会很慢）；音视频会被明确拒绝。
• 边缘客户端：单文件 ≤ 50MB；扫描目录需在配置里显式指定；6 种格式由配置项决定。

附录 C · 文档处理异常自查表

症状 → 可能原因 → 处置步骤。按顺序试，多数问题三步内解决。

附录 D · 知识库内容清单模板（可勾选）

新建知识库时对着这张清单勾，避免"上线后才发现少喂了什么"。按公司级 / 项目级分开列。

公司级知识库（全公司通用，建议打开「共享下级」）

• 公司简介：一段话讲清我们是谁、做什么、服务谁（建议 300 字以内，最能提升回答质量）
• 品牌规范：名称写法、口号、视觉与语气要求、禁用表达
• 产品/服务总览：各条产品线一句话定位与目标客户
• 定价与折扣原则：价格档位、折扣审批权限、报价口径
• 法务与合规：合同模板要点、隐私政策要点、行业禁语
• 财务制度：报销规则、付款流程、发票要求
• 对外沟通口径：邮件签名规范、客户投诉处理原则、退款政策
• 组织与审批：谁有权批什么、常见流程的路径
• 通用素材：公司介绍文案的多个版本、常用 FAQ

项目级知识库（本项目专用，建议一个专题一个库）

• 产品资料：规格、卖点、使用场景、常见问题
• 客户资料：典型客户画像、常见异议与应对话术（注意别放未脱敏的个人敏感信息）
• 竞品分析：主要竞品、差异点、我们相对优势
• 市场与渠道：目标市场特征、各渠道表现、投放经验
• 内容素材库：已发布的优质文案、高转化的标题、常用配图说明
• 运营 SOP：本项目的日常动作清单（怎么发货、怎么回客服、怎么复盘）
• 历史结论：过去做过哪些尝试、结果如何、踩过哪些坑（这条极有价值）
• 项目专属术语：内部黑话、缩写对照表